Uma plataforma de gestão de dados é uma ferramenta de gestão da informação que ajuda no acompanhamento e exibição de indicadores-chave de performance (KPIs), métricas e dados que indicam a saúde de um negócio, setor ou processo.
Elas são customizáveis para atender às demandas específicas de cada empresa e suas áreas. Para que uma plataforma funcione de forma efetiva, ela precisa estar conectada aos servidores de arquivos da instituição. Todas informações, que podem parecer confusas se olhadas isoladamente, são entregues em gráficos, tabelas e imagens de forma simples, o que facilita qualquer tomada de ação/decisão.
Trata-se da forma mais eficiente de acompanhar múltiplas fontes de dados, já que fornece, em tempo real e em um único local, todas as informações necessárias para averiguar o desempenho de uma empresa. Como os dados são exibidos em tempo real, não são necessárias longas horas para interpretar todos os indicadores e o tempo de comunicação dos resultados é mais curto e eficiente.
Para Rodrigo Pimenta, Vice-Presidente da DIMEP, pioneira e líder no mercado de produtos para controle de acesso e registro de ponto, diversas informações que são geradas pelos setores de uma empresa, em especial o de RH, são fundamentais para controles internos e planejamentos estratégicos. Porém, se não houver uma priorização e análise, serão apenas um emaranhado de dados desconexos, sem sentido e consequentemente de baixa qualidade. “Um sistema sofisticado de gestão de dados no setor de RH, tem o intuito de reunir dados de cada assunto/negócio, como por exemplo, admissões, demissões, folha de pagamento, transformá-los em informações estratégicas e fornecer indicadores de gestão que auxiliam no processo de tomada de decisão”.
Kairos, um sistema de gestão de ponto que vai além
É notável que o impacto das novas tecnologias no setor de RH contribui bastante para uma contínua melhoria dos resultados e para a melhor condução dos planejamentos estratégicos. A precisão das informações que os sistemas + dashboards (painéis de gestão de softwares e aplicativos) disponibilizam, torna possível uma apuração mais segura e encorpada dos prós e contras que surgem no dia-a-dia de uma empresa.
Pensando nisso, a DIMEP conta com um sistema de gestão inteligente e altamente eficaz, o Kairos, que contribui para que os donos de negócios e os profissionais de RH das organizações possam ter uma atuação cada vez mais estratégica, onde é possível acompanhar todas as informações sobre as equipes de trabalho, como controle da jornada, gerenciamento do sistema de banco de horas ou compensações, fechamento da folha de pagamento. Tudo para gerar mais retorno sobre o investimento em processos e pessoas na organização.
E a partir deste ano toda essa movimentação em prol de uma solução de gestão de equipes de trabalho cada vez mais integrada e flexível ganha um novo aliado, o PECS (Ponto Eletrônico Como Serviço), serviço de assinatura que oferece a solução completa para as empresas que precisam monitorar e gerenciar a jornada de trabalho de seus profissionais, onde quer que eles estejam.
Na prática, este novo modelo de comercialização da solução de registro de ponto se diferencia do modelo convencional por apostar na simplicidade de toda a operação. Não é mais necessário, por exemplo, comprar o equipamento (REP) e se preocupar com a sua manutenção, eventual reposição, nem nada disso. Com o pagamento mensal, a empresa (ou estabelecimento) tem acesso a um equipamento da linha SMART e o plano Kairos Pro, software para gestão completa de ponto, com instalação, suporte e manutenção, garantia e treinamento inclusos. No modelo de software e equipamento como serviço, o cliente evita custos ocultos, ele sabe exatamente quanto vai pagar.
Veja como as plataformas de gestão de dados estão transformando a maneira como o RH atua:
Otimização de processos – Os dados mais acessados pelo RH como banco de currículos, seleções, admissões, demissões, absenteísmo, número de colaboradores, clima organizacional e treinamentos, podem ser facilmente visualizados e acompanhados em tempo real pelos dashboards, permitindo assim formular, executar e mensurar com mais eficácia os planos de ação.
Redução de custos – A automatização de processos minimiza erros e elimina retrabalhos, além de dispensar o uso de vários outros sistemas para analisar dados. Se ocorrem poucos ou nenhum erro ao longo do processo, poupa-se gastos que seriam necessários para repará-los, ou com treinamentos e retrabalhos. A redução dos custos também acontece com a gestão do turnover (rotatividade de pessoal). Análises de informações bem-feitas resultam em contratações bem-feitas.
Assertividade nas tomadas de decisão – As informações que são fornecidas por meio dos indicadores de gestão são precisas e trazem a vantagem de estar sempre atualizadas em tempo real. Isso permite que os gestores consigam identificar problemas na empresa e agir rapidamente, minimizando os riscos nas tomadas de decisão.
Aumento da produtividade – As plataformas são dinâmicas e permitem acompanhar as principais informações de cada área de maneira prática e rápida, poupando o tempo que seria gasto acessando vários sistemas ou consultando todos os gestores envolvidos para obter informações. Essa economia de tempo é canalizada em outras tarefas aumentando a produtividade da equipe.
Integração de dados e departamentos – No RH por exemplo, os gestores têm a possibilidade de avaliar o desempenho dos colaboradores de cada setor e identificar a necessidade de ministrar treinamentos, visando a melhoria dos resultados.
Automatização e monitoramento em tempo real – Saber usar a tecnologia traz muitos benefícios e nesse caso o principal benefício é a facilidade de abreviar as informações em um único ambiente, dispensando o uso de várias ferramentas para a análise de dados. Ter uma visão mais ampla e ao mesmo tempo simplificada permite ao gestor maior alcance das informações relevantes do seu setor e da organização em geral. Além disso, os gestores de RH podem contar com a valiosa possibilidade de analisar vários indicadores de gestão ao mesmo tempo e ter a atualização deles em tempo real.
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