Mitos e verdades da portaria 671: quais são os riscos da utilização de sistemas de registro de ponto não certificados?

Desde que foi publicada, em 8 de novembro de 2021, a Portaria 671 tem sido alvo de muita discussão e dúvidas por parte das empresas, trabalhadores e especialistas e interessados pelos aspectos jurídicos das relações de trabalho. É fato que toda alteração legal, mesmo que pequena, no conjunto de leis e regras que ditam o nosso cotidiano profissional gera algum tipo de desconfiança e/ou questionamento e é por isso que faz-se importante buscar construir materiais e conteúdos que ajudem a dirimir tais dúvidas e esclareçam a natureza das novas diretrizes. É justamente este o objetivo deste artigo, montado em formato de "mitos e verdades" justamente para endereçar de forma precisa e objetiva alguns dos principais aspectos que impactam empresas e profissionais quando o assunto é a Portaria 671. Vamos a eles:

1. A Portaria 671 veio para flexibilizar a leis de registro eletrônico de ponto - MITO

Essa é uma das expressões mais utilizadas (erroneamente) para designar a Portaria 671: flexibilização. No entanto, é importante esclarecer que suas diretrizes nada tem a ver com uma "flexibilização" dos processos de registro de ponto. Na verdade, a Portaria 671 ratifica muitos dos pontos que já estavam em vigor anteriormente, determinando de maneira bastante específica aspectos técnicos que dizem respeito tanto ao hardware (REP-C) quanto ao software (REP-P) dedicados ao controle de ponto. Assim, na prática, todas as empresas com mais de 20 funcionários seguem obrigadas a implantar o sistema de anotação da jornada de trabalho e, no caso do modelo mais tradicional de registro de ponto, quando as empresas utilizam o equipamento físico de Registro Eletrônico de Ponto (REP-C), é importante observar que o hardware seja identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo apresente certificado de conformidade. O Artigo 90 da Portaria 671 determina ainda a necessidade de o equipamento ser submetido à análise de conformidade, seguindo os Requisitos de Avaliação da Conformidade do INMETRO.

2. O REP-P substituiu o Programa de Tratamento de Registro de Ponto - MITO

Nada disso. O REP-P é o sistema (equipamento coletor + software) utilizado para a marcação dos registros de ponto. Já o PTRP é o Programa de Tratamento de Registro de Ponto, que armazena todas as informações (em nuvem) e pode ser acessado a qualquer momento, quando solicitado. Muitas empresas ainda confundem esses conceitos.

3. O software de registro de ponto (REP-P) deve ser homologado - VERDADE

É essencial destacar que o REP-P é um software, mas não qualquer software. Ele deve ser executado em servidor dedicado (ou em ambiente de nuvem), ser utilizado exclusivamente para o registro de jornada, ser capaz de emitir documentos decorrentes da relação do trabalho, e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho. Além disso, o REP-P deve ter certificado de registro no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI) e cumprir requisitos como: acesso a relógio que mantenha sincronismo com a Hora Legal Brasileira (HLB) (de acordo com o Observatório Nacional (ON), com uma variação de no máximo 30 segundos); acesso a meio de armazenamento com redundância, alta disponibilidade e confiabilidade; e realizar a marcação de ponto (com data, hora e fuso horário), obtida de forma confiável.

4. Se o software (REP-P) estiver homologado, não preciso me preocupar com o equipamento usado na coleta de dados de ponto - MITO

É aqui que reside um dos principais focos de dúvida. Ainda dentro das diretrizes do REP-P, as empresas devem também atentar para os requisitos técnicos do equipamento coletor das informações que são enviadas ao PTRP. Esta coleta pode acontecer a partir de um smartphone, tablet ou equipamento dedicado, mas há normas a serem observadas. É preciso, por exemplo, que o software utilizado nesses dispositivos também esteja registrado no INPI. Ou seja, mesmo que o seu sistema REP-P esteja de acordo com a Portaria 671, é fundamental que o software (ou aplicativo) utilizado no dispositivo coletor de dados também seja registrado. Muitas empresas, acreditando que o registro do REP-P em si já é o bastante, estão correndo o risco de ter todo o seu controle de jornada de trabalho descaracterizado ao utilizarem um dispositivo coletor que não atenda aos requisitos da norma. É preciso ter cuidado com produtos que não atendem a essas normas.