Qual o melhor software de RH para sua empresa?

Escolher o melhor software de RH não depende de encontrar a plataforma com mais funcionalidades. A decisão começa pelos problemas que a empresa precisa resolver, desde processos manuais e informações descentralizadas até dificuldades no controle da jornada.

Com tantas soluções disponíveis, entender as diferenças entre os sistemas e definir prioridades ajuda a evitar uma contratação que apenas troca uma ferramenta por outra sem melhorar a rotina do RH.

Ao longo deste conteúdo, você vai entender quais critérios considerar e como fazer uma escolha mais adequada à realidade da empresa.

O que é um software de RH e para que ele serve?

Um software de RH é uma solução que ajuda a organizar e automatizar processos relacionados à gestão de pessoas e às atividades do Departamento Pessoal.

Dependendo da ferramenta, ela pode apoiar diferentes rotinas, como:

• recrutamento e seleção;
• folha de pagamento;
• administração de benefícios;
• treinamento e desenvolvimento;
• avaliação de desempenho;
• controle de ponto;
• gestão da jornada;
• acompanhamento de indicadores.

Isso não quer dizer que uma única plataforma precise atender a todas essas atividades.

Existem sistemas mais abrangentes e soluções especializadas em determinados processos. Por isso, antes de comparar funcionalidades, o RH precisa identificar quais dificuldades pretende resolver.

Se o fechamento do ponto exige muitas correções todos os meses, por exemplo, uma solução especializada em gestão da jornada pode ser mais relevante do que uma plataforma com diversos módulos que oferece apenas recursos básicos para esse processo.

Qual é o melhor software de RH?

O melhor software de RH é aquele que atende às necessidades da empresa e acompanha a complexidade dos seus processos.

Uma pequena empresa com jornada administrativa pode ter necessidades muito diferentes de uma organização com várias unidades, diferentes escalas, banco de horas e grande volume de colaboradores.

Por isso, a escolha precisa partir da rotina.

Antes de contratar, vale identificar:

• quais atividades mais consomem tempo da equipe;
• onde acontecem erros e retrabalho;
• quais processos ainda dependem de planilhas;
• quais informações precisam ser lançadas em mais de um sistema;
• quais atividades têm impacto direto na folha de pagamento;
• quais dados os gestores precisam acompanhar;
• quais processos envolvem obrigações trabalhistas;
• se a solução atual acompanha o crescimento da operação.

Essas respostas ajudam a transformar a busca pelo “melhor software de RH” em critérios mais objetivos para a empresa.

Quais são os principais tipos de software de RH?

Os sistemas de RH podem atender diferentes etapas da gestão de pessoas. Conhecer as principais categorias ajuda a entender qual delas está mais relacionada às necessidades atuais da empresa.

Recrutamento e seleção

São soluções voltadas à organização de vagas, currículos, candidatos e etapas do processo seletivo.

Podem ajudar principalmente empresas que possuem alto volume de contratações ou precisam reduzir atividades manuais durante a seleção.

Folha de pagamento

Esses sistemas apoiam o processamento de salários, adicionais, descontos, encargos e outras informações relacionadas à remuneração.

Nesse processo, a integração com outras ferramentas é especialmente importante. Horas extras, faltas, atrasos e banco de horas, por exemplo, podem ter origem no controle de ponto e gerar reflexos na folha.

Benefícios

São ferramentas utilizadas para administrar benefícios como vale-alimentação, vale-refeição, transporte e outras opções oferecidas pela empresa.

A necessidade varia de acordo com o número de colaboradores, os benefícios disponibilizados e a forma como a empresa organiza essa gestão.

Treinamento e desenvolvimento

Ajudam a organizar cursos, capacitações e outras iniciativas de desenvolvimento dos colaboradores.

Podem ser utilizadas para centralizar conteúdos, acompanhar participação e administrar treinamentos recorrentes ou obrigatórios.

Avaliação de desempenho

São sistemas voltados ao acompanhamento do desempenho e desenvolvimento profissional, podendo reunir avaliações, metas, competências e planos de desenvolvimento.

Controle de ponto e gestão da jornada

O software de controle de ponto ajuda a registrar, organizar e tratar as informações relacionadas à jornada dos colaboradores.

Dependendo da solução, o RH consegue acompanhar escalas, horas extras, banco de horas, ausências, férias e outras ocorrências que fazem parte da rotina.

No registro eletrônico de ponto, também é necessário considerar as regras da Portaria 671, que regulamenta os sistemas de registro eletrônico e estabelece as modalidades REP-C, REP-A e REP-P.

Por isso, empresas que precisam melhorar o controle da jornada devem considerar não apenas a facilidade de uso do sistema, mas também sua capacidade de atender às exigências legais e à realidade da operação.

Como escolher o melhor software de RH para sua empresa?

Depois de identificar qual processo precisa ser melhorado, alguns critérios ajudam a comparar as soluções disponíveis.

Avalie as necessidades do RH

O primeiro passo é entender o que está dificultando a rotina atual.

Se o problema está no fechamento do ponto, observe quantas correções são realizadas, quais ocorrências geram mais retrabalho, quanto tempo a equipe dedica ao processo e como as informações chegam à folha.

A tecnologia precisa resolver essas dificuldades, e não apenas adicionar novas funcionalidades à operação.

Verifique a integração com outros sistemas

Poucos processos do RH funcionam de forma isolada.

As informações do controle de ponto podem impactar a folha de pagamento, enquanto dados cadastrais podem ser utilizados por diferentes ferramentas.

Quando os sistemas não se comunicam, a equipe pode precisar transferir dados manualmente, aumentando o trabalho e as possibilidades de divergências.

Por isso, vale verificar quais integrações estão disponíveis e como acontece a troca de informações entre as soluções utilizadas pela empresa.

Considere a facilidade de uso

O sistema fará parte da rotina de diferentes pessoas.

Enquanto o RH administra regras e informações, gestores podem precisar acompanhar suas equipes e aprovar solicitações. Os colaboradores, por sua vez, podem consultar registros ou enviar justificativas.

Quanto mais simples forem essas atividades, menor tende a ser a dependência do RH para tarefas que podem ser realizadas diretamente pelos usuários.

Avalie segurança e proteção de dados

Os sistemas de RH armazenam informações pessoais dos colaboradores e precisam contar com mecanismos adequados de segurança.

Na avaliação, é importante observar pontos como controle de acesso, perfis de usuários, armazenamento das informações e medidas adotadas para proteção dos dados.

A adequação à LGPD também precisa fazer parte dessa análise.

Verifique a aderência à legislação

Esse ponto é ainda mais importante quando o sistema participa de processos relacionados às obrigações trabalhistas.

No controle eletrônico de ponto, por exemplo, é necessário considerar as exigências da Portaria 671 e as regras aplicáveis ao modelo utilizado pela empresa.

A facilidade operacional não deve deixar a conformidade em segundo plano.

Analise se a solução acompanha a operação

O número de colaboradores não é o único fator que determina a complexidade da gestão.

Uma empresa pode ter diferentes unidades, escalas, jornadas noturnas, equipes externas, banco de horas e regras específicas para determinados grupos de trabalhadores.

Por isso, é importante avaliar se o software consegue acompanhar essas particularidades sem obrigar o RH a criar controles paralelos.

Observe os relatórios disponíveis

Além de automatizar atividades, um bom software de RH precisa ajudar a transformar os dados da rotina em informações que possam ser acompanhadas.

Na gestão da jornada, por exemplo, relatórios sobre horas extras, atrasos, ausências e banco de horas ajudam RH e gestores a identificar situações que merecem atenção antes que se tornem um problema maior.

Considere implantação e suporte

A contratação não termina com a liberação do acesso ao sistema.

Migração de dados, configuração das regras, integração com outras ferramentas e treinamento das equipes também influenciam o resultado.

Por isso, entenda como funciona a implantação, quais etapas dependem da empresa e como será realizado o suporte após a entrada em operação.

Quando o controle de ponto deve pesar na escolha do software de RH?

A gestão da jornada deve ganhar mais peso na decisão quando o RH enfrenta dificuldades frequentes para acompanhar horas trabalhadas, escalas e ocorrências.

Alguns sinais ajudam a identificar esse cenário:

• o fechamento do ponto exige muitas correções;
• horas extras são identificadas apenas no fim do período;
• RH e DP utilizam planilhas paralelas;
• gestores dependem do RH para consultar informações;
• a empresa trabalha com diferentes escalas ou unidades;
• há grande volume de justificativas e ocorrências;
• informações do ponto precisam ser lançadas novamente na folha;
• o crescimento da empresa tornou o processo mais difícil de administrar.

Nessas situações, um sistema especializado em controle de ponto e gestão da jornada pode oferecer recursos mais adequados às necessidades da operação.

Além de registrar horários, a tecnologia pode ajudar o RH a acompanhar o que acontece ao longo do período e agir antes do fechamento.

O que avaliar antes de contratar um software de RH?

Antes da decisão, vale verificar se o software:

• resolve os principais problemas identificados pelo RH;
• atende às particularidades da operação;
• integra-se aos sistemas já utilizados pela empresa;
• facilita a rotina de RH, gestores e colaboradores;
• possui recursos adequados de segurança;
• atende às exigências legais relacionadas ao processo;
• oferece informações úteis para acompanhamento;
• consegue acompanhar o crescimento da operação;
• possui um processo estruturado de implantação;
• oferece suporte compatível com as necessidades da empresa.

Durante a demonstração, também vale apresentar situações que realmente fazem parte da rotina. Se a empresa trabalha com escala 12×36, diferentes unidades ou regras específicas de banco de horas, por exemplo, peça para entender como o sistema trata esses casos.

Isso ajuda a avaliar a ferramenta a partir da realidade da empresa, e não apenas das funcionalidades apresentadas pelo fornecedor.

Como o Kairos ajuda o RH na gestão da jornada?

O Kairos, da Dimep, é uma plataforma de controle de ponto e gestão da jornada que centraliza informações importantes para o acompanhamento das horas trabalhadas.

Com a solução, o RH pode acompanhar escalas, banco de horas, horas extras, ausências, férias e outras ocorrências relacionadas à jornada.

A plataforma também facilita o acompanhamento de pendências antes do fechamento, permitindo que RH e gestores tenham mais visibilidade sobre situações que precisam de correção ou justificativa.

Outro ponto importante é a integração. O Kairos possui APIs que permitem sua conexão com outras tecnologias utilizadas pela empresa, reduzindo a necessidade de repetir lançamentos entre diferentes sistemas.

A solução também pode trabalhar integrada aos equipamentos de ponto da Dimep e atender diferentes modelos de operação, incluindo equipes presenciais, híbridas e remotas.

Assim, empresas que possuem maior complexidade na gestão da jornada conseguem centralizar informações e reduzir atividades manuais sem perder de vista as regras que fazem parte do controle de ponto.

Escolha o software de RH a partir das necessidades da sua empresa

O melhor software de RH não é necessariamente aquele que reúne a maior quantidade de recursos, mas o que consegue resolver os processos que mais impactam a rotina da equipe.

Por isso, antes da contratação, identifique onde estão os maiores gargalos, quais atividades ainda geram retrabalho e quais informações precisam circular entre diferentes sistemas.

Para empresas em que controle de ponto, escalas, horas extras e banco de horas representam uma parte importante dessa complexidade, contar com uma solução especializada em gestão da jornada pode trazer mais controle para RH, DP e gestores.

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