Entre tantas funcionalidades, alguns critérios ajudam o RH a identificar qual sistema de gestão de pessoas realmente combina com a rotina da empresa. A gente te mostra 👇🏽
O que você vai ler neste post:
- Sistema de gestão de pessoas: o que deve mudar na rotina depois da implantação da nova plataforma.
- Processos e funcionalidades: quais atividades podem ser reunidas ou conectadas pela tecnologia.
- Critérios de escolha: o que avaliar antes de contratar uma solução para o RH.
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Falar com especialista →Quem trabalha com RH sabe como uma tarefa aparentemente simples pode ocupar muito mais tempo do que deveria.
Uma informação não chega, o gestor precisa de ajuda para concluir uma solicitação, os dados de dois sistemas não batem e a equipe encontra mais uma maneira provisória de manter o processo funcionando.
Quando essas situações começam a fazer parte da rotina, é provável que a busca por um sistema de gestão de pessoas já esteja no radar da empresa.
O desafio aparece na hora de comparar as opções.
Quase todas prometem automação, integração, segurança e dados para decisões mais estratégicas. Mas, o que realmente diferencia uma solução é a capacidade de acompanhar as regras, as exceções e a forma como o trabalho acontece dentro da empresa.
É a partir desse olhar que o RH consegue avaliar o que o sistema precisa entregar, quais recursos terão utilidade no dia a dia e o que merece ser investigado antes da contratação. Acompanhe o texto e saiba o que considerar na escolha do sistema de gestão de pessoas.
Como escolher um sistema de gestão de pessoas?
A escolha começa antes da primeira demonstração. O RH precisa identificar o que não funciona bem atualmente e o que espera mudar com a nova tecnologia.
Essa análise evita que a decisão seja conduzida apenas pelo preço, pela quantidade de funcionalidades ou por recursos que parecem interessantes durante a apresentação, mas terão pouca utilidade depois da contratação.
Mapeie os processos que precisam ser melhorados
Antes de procurar uma solução, identifique onde o trabalho trava.
- O fechamento depende de muitas correções?
- Os líderes não conseguem acompanhar as equipes?
- Os colaboradores têm dificuldade para consultar informações?
- Os dados precisam ser lançados mais de uma vez?
- A empresa não consegue consolidar unidades diferentes?
Também é importante descobrir quais controles surgiram para compensar limitações do processo atual. Uma planilha pode parecer parte natural da rotina, quando, na verdade, existe apenas porque o sistema não atende a uma necessidade.
Verifique se a configuração acompanha as regras da empresa
A plataforma precisa se adaptar à realidade da operação. Isso inclui jornadas, escalas, níveis de aprovação, estruturas hierárquicas, unidades, convenções e políticas internas.
Se cada exceção depender de intervenção manual, a dificuldade reaparecerá depois da implantação. Durante a demonstração, apresente situações reais e peça para ver como elas seriam configuradas e tratadas.
Avalie as integrações necessárias
Liste os sistemas que precisam receber ou enviar informações, como folha de pagamento, ERP, benefícios, controle de acesso e ferramentas de análise de dados.
Não basta confirmar que existe integração. Vale compreender:
- quais dados podem ser compartilhados;
- com que frequência a atualização ocorre;
- se o processo é automático;
- quem configura e mantém a conexão;
- se existem custos adicionais;
- como os erros de integração são identificados.
Essa investigação reduz o risco de descobrir, depois da contratação, que parte do processo continuará manual.
Inclua diferentes usuários na avaliação
O RH conhece as regras, mas nem sempre enxerga todas as dificuldades encontradas por gestores e colaboradores.
Representantes desses públicos podem participar dos testes e avaliar tarefas comuns. É importante observar se conseguem utilizar o sistema sem uma explicação constante e se encontram com facilidade as informações de que precisam.
A participação da área de TI também ajuda a analisar integrações, infraestrutura, acessos e requisitos de segurança.
Peça uma demonstração baseada na sua rotina
Uma apresentação comercial geralmente mostra o caminho ideal, com dados organizados e processos sem exceções. O cotidiano costuma ser mais complexo.
Leve exemplos concretos para a demonstração:
- um colaborador que mudou de turno;
- uma escala com regras específicas;
- uma pendência que precisa de aprovação;
- uma unidade com outro calendário;
- uma correção realizada após o fechamento;
- um gestor responsável por mais de uma equipe.
A forma como o sistema responde a essas situações revela mais do que uma lista de funcionalidades.
Entenda como será a implantação
A implantação envolve configuração, migração de dados, testes, treinamento e adaptação dos usuários. Se essas etapas não forem planejadas, o sistema pode entrar em funcionamento com informações incompletas ou regras configuradas incorretamente.
Pergunte quem ficará responsável por cada atividade, quanto tempo o processo costuma levar e qual apoio será oferecido depois da entrada em operação.
Também vale definir quem conduzirá o projeto internamente, essa pessoa precisará reunir as áreas envolvidas, validar as regras e acompanhar as decisões tomadas durante a configuração.
Calcule o custo além da mensalidade
O valor da licença é apenas uma parte do investimento. Podem existir custos com implantação, integrações, equipamentos, módulos adicionais, treinamento, suporte ou aumento do número de usuários.
O tempo que a equipe continuará dedicando a tarefas manuais também entra nessa conta. Uma solução mais barata pode se tornar mais cara se exigir conferências constantes ou novas ferramentas para completar o processo.
Considere o crescimento da operação
A plataforma precisa acompanhar novas unidades, usuários, regras e volumes de informação sem exigir uma troca precoce.
Isso não significa contratar hoje tudo o que a empresa talvez utilize no futuro. A avaliação deve verificar se é possível ampliar a solução aos poucos, adicionar recursos e manter o histórico quando a estrutura mudar.
Principais funcionalidades do sistema de gestão de pessoas: o que priorizar na escolha
É comum procurar a ferramenta mais completa do mercado. O problema é que “completa” pode significar recursos que a empresa não utilizará, enquanto uma necessidade importante da operação recebe pouca profundidade.
Uma organização com profissionais externos pode precisar de marcação móvel, geolocalização e funcionamento adequado em diferentes localidades.
Uma indústria com turnos variados tende a dar mais peso à configuração de escalas e ao acompanhamento de ocorrências, já uma empresa em expansão pode priorizar admissão, recrutamento e integração entre unidades.
O porte também não define o que será necessário. Empresas com quantidade semelhante de colaboradores podem apresentar convenções, jornadas, estruturas e níveis de complexidade muito diferentes.
Antes de comparar fornecedores, vale separar os requisitos em três grupos:
- indispensáveis: sem eles, o sistema não atende à operação;
- importantes: melhoram o processo, mas não impedem a implantação;
- futuros: podem se tornar necessários conforme a empresa crescer ou mudar.
Essa divisão evita que a decisão seja conduzida por uma funcionalidade atraente na demonstração, mas pouco relevante depois da contratação.
Perguntas para levar à demonstração
Uma boa demonstração deve ajudar o RH a compreender como a solução funcionará fora do ambiente comercial. Estas perguntas podem orientar a conversa:
- Quais etapas deste processo serão automatizadas?
- O que ainda dependerá de lançamento ou conferência manual?
- Como o sistema trata as regras específicas da nossa empresa?
- Quais integrações já estão disponíveis?
- É possível criar diferentes perfis de acesso?
- Como as alterações ficam registradas?
- Quais relatórios podem ser personalizados?
- Como funciona a migração dos dados atuais?
- Que tipo de treinamento está incluído?
- Como o suporte atende situações urgentes?
- Quais custos podem surgir além da contratação?
- O sistema acompanha novas unidades e o aumento do número de colaboradores?
As respostas devem ser registradas para que os fornecedores sejam comparados pelos mesmos critérios.
Erros que dificultam a escolha
Algumas decisões podem atrapalhar a comparação entre os sistemas e levar a uma escolha que não resolve as dificuldades do RH. Entre os erros mais comuns estão:
- Procurar a solução antes de entender o problema: sem um diagnóstico claro, todos os recursos podem parecer importantes. Com isso, a empresa corre o risco de contratar uma plataforma completa e continuar enfrentando a principal dificuldade da rotina.
- Comparar apenas a quantidade de funcionalidades: duas ferramentas podem oferecer os mesmos recursos, mas funcionar de maneiras bem diferentes. Facilidade de uso, possibilidades de configuração e aderência à rotina também precisam entrar na análise.
- Deixar os usuários para o fim: quando gestores e colaboradores conhecem o sistema apenas depois da contratação, dificuldades de uso que poderiam ter sido identificadas antes acabam aparecendo durante a implantação.
- Ignorar a migração dos dados: cadastros incompletos, informações duplicadas e históricos em formatos diferentes podem dificultar a mudança. Por isso, é importante definir responsáveis, critérios de validação e um período de testes.
- Tratar o suporte como detalhe: o atendimento faz diferença quando surge uma dúvida no fechamento, uma integração apresenta problemas ou uma regra precisa ser atualizada. Antes da escolha, vale avaliar os canais disponíveis, horários de atendimento e prazos de resposta.
O que precisa mudar depois da implantação?
A contratação de um sistema de gestão de pessoas deve trazer mudanças que o RH consiga perceber na rotina, como:
- informações reunidas e fáceis de consultar;
- menos lançamentos, conferências e correções manuais;
- processos conectados a outras tecnologias utilizadas pela empresa;
- pendências identificadas antes do fechamento;
- mais autonomia para gestores e colaboradores;
- relatórios que ajudem a acompanhar a operação
- diferentes níveis de acesso para proteger informações sensíveis.
Se a equipe continua alimentando as mesmas planilhas, corrigindo dados manualmente e procurando informações em lugares diferentes, a implantação apenas transferiu as dificuldades para uma nova plataforma.
Por isso, antes da escolha, vale definir quais mudanças a empresa espera perceber depois que o sistema entrar em funcionamento.
Conheça o sistema de gestão de pessoas da Dimep
Quando o principal desafio está na jornada de trabalho, o sistema de gestão de pessoas precisa ir além de armazenar horários.
O Kairos da Dimep reúne informações sobre escalas, banco de horas, horas extras, ausências, férias e outras ocorrências da rotina. O RH pode acompanhar pendências antes do fechamento, consultar relatórios e compartilhar responsabilidades com gestores por meio de diferentes níveis de acesso.
A plataforma também possui recursos para operações com múltiplas empresas e usuários, além de APIs para integração com outras tecnologias utilizadas pelo RH. Assim, os dados da jornada podem circular pelos processos sem depender da repetição constante de lançamentos.
Essa visão ajuda a empresa a escolher uma solução a partir do que precisa resolver. Em vez de contratar funcionalidades apenas para ampliar a lista de recursos, o RH passa a avaliar se a tecnologia organiza o trabalho, reduz etapas e oferece informações úteis para acompanhar as equipes.
A escolha começa pela rotina, não pela ferramenta
Um sistema de gestão de pessoas precisa fazer sentido quando o RH fecha o mês, quando um gestor consulta sua equipe e quando um colaborador precisa resolver uma pendência.
A melhor escolha não será necessariamente a plataforma com mais funcionalidades. Será aquela que atender às regras da empresa e do mercado, conversar com as tecnologias já utilizadas e reduzir dificuldades que hoje ocupam tempo demais.
Quer saber como um sistema de gestão de pessoas pode apoiar o acompanhamento da jornada na sua empresa? Fale com um especialista Dimep e conheça o Kairos.