O período de férias é um direito previsto na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e deve ser respeitado pelas empresas. No entanto, para que esse momento não seja prejudicial aos negócios, deve haver planejamento. Por isso, o controle de férias é uma atividade importante e que gera desafios.
Nesse post, vamos esclarecer algumas dúvidas e ajudar os gestores e profissionais de RH a fazerem o controle de férias dos funcionários com eficiência.
Como funciona o controle de férias?
O controle de férias dos funcionários é o processo em que as empresas planejam o período de ausência do colaborador, que será remunerado, com o intuito de garantir que a ausência do profissional não prejudique a rotina de trabalho e os negócios.
Quando não é feito com eficiência, essa gestão pode trazer problemas como:
- Perda de produtividade da empresa;
- Riscos de processos trabalhistas;
- Pagamento de férias em dobro;
- Desfalques da equipe.
De quem é a responsabilidade de determinar o período de férias?
De acordo com o artigo 134 da CLT, a concessão das férias é um ato do empregador, ou seja, é ele quem decide a melhor data para a saída do funcionário. Porém, essa escolha deve acontecer nos 12 meses seguintes ao período em que o empregado adquiriu o direito.
Hoje, na maioria das empresas, o período de férias estabelecido acontece por meio de uma negociação entre empregador e colaborador. Isso evita o descontentamento dos funcionários que poderão ter participação na escolha do período em que estará descansando.
Por outro lado, a legislação trabalhista permite que o empregado possa converter (vender) parte das férias, no que é chamado de abono pecuniário. O abono pecuniário é a conversão em dinheiro de até 1/3 (um terço) dos dias de férias a que o empregado tem direito, conforme estabelece o art. 143 da CLT. No entanto, o abono deve ser requerido até 15 dias antes do término do período aquisitivo. Sendo assim, o funcionário só pode vender 10 dos 30 dias aos quais ele teria direito.
Fracionamento do período de férias
Com as mudanças da Reforma Trabalhista no Art. 134, o período de férias pode ser fracionado em até 3 momentos, sendo que pelo menos um deles precisa ser de 14 dias consecutivos e os outros não podem ser menores do que 5 dias seguidos.
Como fazer o controle de férias dos funcionários com eficiência?
Agora que já entendemos os riscos de não realizar o controle de férias dos funcionários e vimos os direitos relativos ao assunto, separamos algumas dicas para ajudar a fazer uma gestão eficiente.
1. Mantenha os dados da equipe atualizados
A primeira dica é manter a organização das informações referentes às férias dos funcionários. Saber, por exemplo, a partir de qual mês do ano cada um dos membros da equipe terá direito ao descanso é algo fundamental para gerenciar esse período de ausência.
Com isso, você pode evitar que vários colaboradores saiam na mesma época, sobrecarregando o resto da equipe, e pode até mesmo se preparar para fazer uma contratação temporária. Dessa forma, será possível garantir a operação da empresa no período.
2. Deixe clara a política de férias da empresa
A política de férias pode mudar de empresa para empresa e por isso ela deve ficar clara para os colaboradores. Como dissemos, em alguns casos, existe uma negociação entre empregador e funcionário, mas para que ela seja justa, todos precisam entender os direitos envolvidos.
Por exemplo, é possível que a política de férias de uma empresa priorize pais e mães em períodos convergentes às férias escolares. Isso deve ficar claro para que toda a equipe possa organizar sua saída e planejar o momento em que estarão fora.
3. Defina prazos para solicitar as férias
Esse ponto pode ser um problema e por isso é tão importante. O colaborador deve ter a visão clara sobre o prazo para que ele solicite e retorne do período de férias. Isso nos ajuda a antecipar projetos, demandas e ações para que não aconteça nenhum gap quando um funcionário estiver fora.
4. Antecipe as tarefas
Complementando o ponto anterior, a partir do momento em que se há a clareza de quando o colaborador estará ausente, também será possível organizar as tarefas da sua rotina.
Sendo assim, para evitar dores de cabeça, se possível, antecipe tudo o que for de responsabilidade do funcionário. Assim, tanto ele quanto a empresa ficarão tranquilos neste período de férias.
5. Treine substitutos
Com o período de férias de um funcionário se aproximando, o gestor precisa indicar quais colaboradores ficarão responsáveis pelas atividades da pessoa que está saindo. Além disso, esses funcionários deverão receber treinamentos específicos sobre o cargo (sobretudo se não estiverem acostumados com aquela rotina de trabalho), que podem ser aplicados pelos cargos de liderança com a participação do colaborador que se ausentará.
Mas atenção: essa definição e treinamento não pode ser feito de última hora, algo que acontece em muitas empresas. O ideal é que a preparação aconteça durante alguns dias para que o substituto se acostume com as atribuições.
6. Evite sobrecarregar os colaboradores
Um benefício de realizar um bom controle de férias é evitar que os colaboradores remanescentes fiquem sobrecarregados. Para isso, como visto antes, precisamos antecipar as demandas que forem possíveis, mas se o trabalho não permitir que isso seja feito, existem outras maneiras de evitar a sobrecarga de trabalho.
A primeira delas é dividir as responsabilidades do funcionário que entrará de férias entre mais pessoas em vez de uma só. Dividindo as atribuições com mais colaboradores diminuímos o impacto de uma ausência.
Mas, se ainda assim o volume de trabalho se mostrar alto demais para a equipe atual, considere contratar um funcionário temporário. Para isso, recomendamos que a empresa mantenha um banco de talentos em que se poderá encontrar um candidato com perfil adequado para o momento.
Ferramentas para controle de férias de funcionários
O controle de férias dos funcionários pode ser uma atividade mais prática quando fazemos o uso de algumas ferramentas de gestão. Com a automação de processos, podemos evitar erros humanos que são comuns, como o cadastramento incorreto de informações sobre o período de ausência e retorno dos funcionários ou até mesmo o cálculo do prazo para a solicitação das férias.
Software de gestão de jornada de trabalho pode ajudar
Um software que realiza a gestão da jornada de trabalho e ajuda no controle de férias dos funcionários que indicamos é o Kairos.
Kairos é uma plataforma completa para controle de ponto e gestão da jornada de trabalho dos funcionários que centraliza as informações mais importantes sobre os colaboradores e traz uma visão sobre ausentes e presentes.
Além disso, ele gera relatórios e boletins diários de atrasos, faltas e horas extras. Esses dados indicam, por exemplo, o volume de horas trabalhadas por dia de cada funcionário, algo importante de saber na hora de fazer a gestão das férias e posterior divisão das atividades daquele colaborador.
Se quiser saber mais sobre Kairos, entre em contato agora e fale com nossos especialistas para melhorar a gestão do seu RH!
