Como escolher um sistema de gestão de pessoas para o RH

Quem trabalha com RH sabe como uma tarefa aparentemente simples pode ocupar muito mais tempo do que deveria. 

Uma informação não chega, o gestor precisa de ajuda para concluir uma solicitação, os dados de dois sistemas não batem e a equipe encontra mais uma maneira provisória de manter o processo funcionando.

Quando essas situações começam a fazer parte da rotina, é provável que a busca por um sistema de gestão de pessoas já esteja no radar da empresa.

O desafio aparece na hora de comparar as opções. 

Quase todas prometem automação, integração, segurança e dados para decisões mais estratégicas. Mas, o que realmente diferencia uma solução é a capacidade de acompanhar as regras, as exceções e a forma como o trabalho acontece dentro da empresa.

É a partir desse olhar que o RH consegue avaliar o que o sistema precisa entregar, quais recursos terão utilidade no dia a dia e o que merece ser investigado antes da contratação. Acompanhe o texto e saiba o que considerar na escolha do sistema de gestão de pessoas.

O que um sistema de gestão de pessoas precisa entregar?

Um sistema de gestão de pessoas reúne informações e processos que fazem parte da rotina do RH. Dependendo da solução, isso pode incluir controle de ponto e jornada, folha de pagamento, benefícios, admissão, recrutamento, avaliação de desempenho e desenvolvimento das equipes.

Mais importante do que concentrar muitas funcionalidades é resolver bem as necessidades prioritárias da empresa. Se o RH continua alimentando planilhas, repetindo lançamentos e corrigindo divergências depois da implantação, a tecnologia apenas mudou o lugar onde o problema acontece.

Por isso, vale definir primeiro o que precisa melhorar. Reduzir o tempo de fechamento, integrar o ponto à folha, dar mais autonomia aos gestores ou acompanhar diferentes unidades são objetivos que ajudam a identificar quais recursos realmente terão utilidade.

Como escolher um sistema de gestão de pessoas?

A escolha começa antes da primeira demonstração. O RH precisa identificar o que não funciona bem atualmente e o que espera mudar com a nova tecnologia.

Essa análise evita que a decisão seja conduzida apenas pelo preço, pela quantidade de funcionalidades ou por recursos que parecem interessantes durante a apresentação, mas terão pouca utilidade depois da contratação.

Mapeie os processos que precisam ser melhorados

Antes de procurar uma solução, identifique onde o trabalho trava.

• O fechamento depende de muitas correções? 
• Os líderes não conseguem acompanhar as equipes? 
• Os colaboradores têm dificuldade para consultar informações? 
• Os dados precisam ser lançados mais de uma vez? 
• A empresa não consegue consolidar unidades diferentes?

Também é importante descobrir quais controles surgiram para compensar limitações do processo atual. Uma planilha pode parecer parte natural da rotina, quando, na verdade, existe apenas porque o sistema não atende a uma necessidade.

Verifique se a configuração acompanha as regras da empresa

A plataforma precisa se adaptar à realidade da operação. Isso inclui jornadas, escalas, níveis de aprovação, estruturas hierárquicas, unidades, convenções e políticas internas.

Se cada exceção depender de intervenção manual, a dificuldade reaparecerá depois da implantação. Durante a demonstração, apresente situações reais e peça para ver como elas seriam configuradas e tratadas.

Avalie as integrações necessárias

Liste os sistemas que precisam receber ou enviar informações, como folha de pagamento, ERP, benefícios, controle de acesso e ferramentas de análise de dados.

Não basta confirmar que existe integração. Vale compreender:

• quais dados podem ser compartilhados;
• com que frequência a atualização ocorre;
• se o processo é automático;
• quem configura e mantém a conexão;
• se existem custos adicionais;
• como os erros de integração são identificados.

Essa investigação reduz o risco de descobrir, depois da contratação, que parte do processo continuará manual.

Inclua diferentes usuários na avaliação

O RH conhece as regras, mas nem sempre enxerga todas as dificuldades encontradas por gestores e colaboradores.

Representantes desses públicos podem participar dos testes e avaliar tarefas comuns. É importante observar se conseguem utilizar o sistema sem uma explicação constante e se encontram com facilidade as informações de que precisam.

A participação da área de TI também ajuda a analisar integrações, infraestrutura, acessos e requisitos de segurança.

Peça uma demonstração baseada na sua rotina

Uma apresentação comercial geralmente mostra o caminho ideal, com dados organizados e processos sem exceções. O cotidiano costuma ser mais complexo.

Leve exemplos concretos para a demonstração:

• um colaborador que mudou de turno;
• uma escala com regras específicas;
• uma pendência que precisa de aprovação;
• uma unidade com outro calendário;
• uma correção realizada após o fechamento;
• um gestor responsável por mais de uma equipe.

A forma como o sistema responde a essas situações revela mais do que uma lista de funcionalidades.

Entenda como será a implantação

A implantação envolve configuração, migração de dados, testes, treinamento e adaptação dos usuários. Se essas etapas não forem planejadas, o sistema pode entrar em funcionamento com informações incompletas ou regras configuradas incorretamente.

Pergunte quem ficará responsável por cada atividade, quanto tempo o processo costuma levar e qual apoio será oferecido depois da entrada em operação.

Também vale definir quem conduzirá o projeto internamente, essa pessoa precisará reunir as áreas envolvidas, validar as regras e acompanhar as decisões tomadas durante a configuração.

Calcule o custo além da mensalidade

O valor da licença é apenas uma parte do investimento. Podem existir custos com implantação, integrações, equipamentos, módulos adicionais, treinamento, suporte ou aumento do número de usuários.

O tempo que a equipe continuará dedicando a tarefas manuais também entra nessa conta. Uma solução mais barata pode se tornar mais cara se exigir conferências constantes ou novas ferramentas para completar o processo.

Considere o crescimento da operação

A plataforma precisa acompanhar novas unidades, usuários, regras e volumes de informação sem exigir uma troca precoce.

Isso não significa contratar hoje tudo o que a empresa talvez utilize no futuro. A avaliação deve verificar se é possível ampliar a solução aos poucos, adicionar recursos e manter o histórico quando a estrutura mudar.

Principais funcionalidades do sistema de gestão de pessoas: o que priorizar na escolha

É comum procurar a ferramenta mais completa do mercado. O problema é que “completa” pode significar recursos que a empresa não utilizará, enquanto uma necessidade importante da operação recebe pouca profundidade.

Uma organização com profissionais externos pode precisar de marcação móvel, geolocalização e funcionamento adequado em diferentes localidades. 

Uma indústria com turnos variados tende a dar mais peso à configuração de escalas e ao acompanhamento de ocorrências, já uma empresa em expansão pode priorizar admissão, recrutamento e integração entre unidades.

O porte também não define o que será necessário. Empresas com quantidade semelhante de colaboradores podem apresentar convenções, jornadas, estruturas e níveis de complexidade muito diferentes.

Antes de comparar fornecedores, vale separar os requisitos em três grupos:

• indispensáveis: sem eles, o sistema não atende à operação;
• importantes: melhoram o processo, mas não impedem a implantação;
• futuros: podem se tornar necessários conforme a empresa crescer ou mudar.

Essa divisão evita que a decisão seja conduzida por uma funcionalidade atraente na demonstração, mas pouco relevante depois da contratação.

Sistema completo ou solução especializada?

Algumas plataformas reúnem diferentes processos do RH em um único ambiente. Outras são especializadas em atividades específicas, como recrutamento, folha de pagamento, benefícios ou gestão da jornada.

A escolha depende da dificuldade que a empresa precisa resolver e do nível de profundidade necessário em cada processo. Uma plataforma pode oferecer muitas funcionalidades e ainda não acompanhar escalas complexas, regras específicas de jornada ou diferentes convenções coletivas, por exemplo.

Também não é obrigatório concentrar toda a gestão de pessoas em um único sistema. Soluções especializadas podem trabalhar de forma integrada, permitindo que os dados circulem entre ponto, folha, controle de acesso e outras tecnologias utilizadas pela empresa.

Antes de decidir, o RH precisa avaliar se a plataforma atende bem aos processos prioritários, permite as integrações necessárias e pode acompanhar as mudanças da operação.

Perguntas para levar à demonstração

Uma boa demonstração deve ajudar o RH a compreender como a solução funcionará fora do ambiente comercial. Estas perguntas podem orientar a conversa:

1. Quais etapas deste processo serão automatizadas?
2. O que ainda dependerá de lançamento ou conferência manual?
3. Como o sistema trata as regras específicas da nossa empresa?
4. Quais integrações já estão disponíveis?
5. É possível criar diferentes perfis de acesso?
6. Como as alterações ficam registradas?
7. Quais relatórios podem ser personalizados?
8. Como funciona a migração dos dados atuais?
9. Que tipo de treinamento está incluído?
10. Como o suporte atende situações urgentes?
11. Quais custos podem surgir além da contratação?
12. O sistema acompanha novas unidades e o aumento do número de colaboradores?

As respostas devem ser registradas para que os fornecedores sejam comparados pelos mesmos critérios.

Erros que dificultam a escolha

Algumas decisões podem atrapalhar a comparação entre os sistemas e levar a uma escolha que não resolve as dificuldades do RH. Entre os erros mais comuns estão:

• Procurar a solução antes de entender o problema: sem um diagnóstico claro, todos os recursos podem parecer importantes. Com isso, a empresa corre o risco de contratar uma plataforma completa e continuar enfrentando a principal dificuldade da rotina.
• Comparar apenas a quantidade de funcionalidades: duas ferramentas podem oferecer os mesmos recursos, mas funcionar de maneiras bem diferentes. Facilidade de uso, possibilidades de configuração e aderência à rotina também precisam entrar na análise.
• Deixar os usuários para o fim: quando gestores e colaboradores conhecem o sistema apenas depois da contratação, dificuldades de uso que poderiam ter sido identificadas antes acabam aparecendo durante a implantação.
• Ignorar a migração dos dados: cadastros incompletos, informações duplicadas e históricos em formatos diferentes podem dificultar a mudança. Por isso, é importante definir responsáveis, critérios de validação e um período de testes.
• Tratar o suporte como detalhe: o atendimento faz diferença quando surge uma dúvida no fechamento, uma integração apresenta problemas ou uma regra precisa ser atualizada. Antes da escolha, vale avaliar os canais disponíveis, horários de atendimento e prazos de resposta.

O que precisa mudar depois da implantação?

A contratação de um sistema de gestão de pessoas deve trazer mudanças que o RH consiga perceber na rotina, como:

• informações reunidas e fáceis de consultar;
• menos lançamentos, conferências e correções manuais;
• processos conectados a outras tecnologias utilizadas pela empresa;
• pendências identificadas antes do fechamento;
• mais autonomia para gestores e colaboradores;
• relatórios que ajudem a acompanhar a operação
• diferentes níveis de acesso para proteger informações sensíveis.

Se a equipe continua alimentando as mesmas planilhas, corrigindo dados manualmente e procurando informações em lugares diferentes, a implantação apenas transferiu as dificuldades para uma nova plataforma.

Por isso, antes da escolha, vale definir quais mudanças a empresa espera perceber depois que o sistema entrar em funcionamento.

Conheça o sistema de gestão de pessoas da Dimep

Quando o principal desafio está na jornada de trabalho, o sistema de gestão de pessoas precisa ir além de armazenar horários.

O Kairos da Dimep reúne informações sobre escalas, banco de horas, horas extras, ausências, férias e outras ocorrências da rotina. O RH pode acompanhar pendências antes do fechamento, consultar relatórios e compartilhar responsabilidades com gestores por meio de diferentes níveis de acesso.

A plataforma também possui recursos para operações com múltiplas empresas e usuários, além de APIs para integração com outras tecnologias utilizadas pelo RH. Assim, os dados da jornada podem circular pelos processos sem depender da repetição constante de lançamentos.

Essa visão ajuda a empresa a escolher uma solução a partir do que precisa resolver. Em vez de contratar funcionalidades apenas para ampliar a lista de recursos, o RH passa a avaliar se a tecnologia organiza o trabalho, reduz etapas e oferece informações úteis para acompanhar as equipes.

A escolha começa pela rotina, não pela ferramenta

Um sistema de gestão de pessoas precisa fazer sentido quando o RH fecha o mês, quando um gestor consulta sua equipe e quando um colaborador precisa resolver uma pendência.

A melhor escolha não será necessariamente a plataforma com mais funcionalidades. Será aquela que atender às regras da empresa e do mercado, conversar com as tecnologias já utilizadas e reduzir dificuldades que hoje ocupam tempo demais.

Quer saber como um sistema de gestão de pessoas pode apoiar o acompanhamento da jornada na sua empresa? Fale com um especialista Dimep e conheça o Kairos.