O controle de ponto é uma atividade obrigatória para empresas com mais de 20 funcionários e para realizar a marcação, existem algumas soluções. A maneira mais antiga de fazer essa gestão da jornada é através do controle de ponto manual , no entanto essa modalidade pode trazer alguns riscos para as empresas. Nesse post, listamos 5 riscos do controle de ponto manual e apresentamos uma forma mais eficiente. Confira!
Como funciona o controle de ponto manual?
No modelo de controle de ponto manual, a marcação é feita pelo colaborador que deve preencher alguns dados de entrada e saída. Pode acontecer de formas diferentes, por exemplo, existem os livros de ponto que ficam disponíveis na entrada da empresa e os funcionários escrevem no papel o seu nome, horário de entrada, intervalos e a saída.
Existe também o modelo chamado de relógio de ponto cartográfico , em que cada colaborador possui o seu cartão e fica responsável por inseri-lo no equipamento nas entradas e saídas da empresa. O equipamento faz a impressão dos registros de data e hora no cartão do funcionário, tradicionalmente em duas cores diferentes: uma para os registros dentro da regularidade e outra para atrasos. O procedimento é simples, mas manual.
Nos dois casos, o controle é manual e por isso oferece pouca segurança , pois não é possível garantir a identidade de quem está fazendo a marcação. Além deste problema, existem outros riscos do controle de ponto manual que falaremos a seguir.
Quais são os riscos do controle de ponto manual?
Embora o processo de registro manual seja muito fácil e até intuitivo, ele não é mais a melhor opção para as empresas. Ainda mais quando se trata de empresas com muitos funcionários. Então, veja abaixo os principais riscos trazidos pelo controle de ponto manual.
1. Erros e rasuras
Quando se deve escrever em um papel qualquer tipo de informação, podem haver erros . O problema é que qualquer pequeno erro ou rasura no registro pode dificultar a gestão da jornada de trabalho e dar origem a outros problemas. Imagine que um colaborador se confundiu ao anotar o horário de saída e registrou mais ou menos tempo de trabalho. Isso pode ser um grande problema na hora de calcular a folha de pagamento.
2. Pagamentos indevidos
Justamente por conta dos erros e também das fraudes que podem haver com o controle de ponto manual é que existe o risco dos pagamentos indevidos. Como não é possível saber se o registro foi feito corretamente e pelo próprio colaborador, é muito difícil ter eficiência administrativa. Sendo assim, o controle de ponto manual atrapalha até na gestão financeira da empresa.
3. Ações trabalhistas
Um dos maiores motivos das ações trabalhistas diz respeito ao pagamento de horas extras e sem uma ferramenta eficiente de gestão da jornada de trabalho o cálculo de horas extras se torna um problema.
4. Perda de informações
Outro fato negativo sobre o controle de ponto manual é que ele exige o armazenamento de informações físicas, sendo passível do risco de perda acidental dos registros . Além disso, determina que exista um espaço, como um depósito, onde este histórico de informações será mantido, também suscetível a acidentes e perdas.
5. Fraudes
Por fim, como visto antes, um dos maiores riscos do controle de ponto manual são as fraudes que podem ser cometidas por não haver garantias de que o registro está sendo feito adequadamente pelo colaborador. Dessa forma, não se pode garantir a segurança do processo, prejudicando a empresa de diversas maneiras.
6. Custos de processos manuais
O controle de ponto manual produz alguns custos como, por exemplo, a digitalização e validação dos dados do registro, que serão feitos pelos profissionais de RH. Depois de validados, as informações devem ser enviadas para o setor financeiro/contabilidade ou para o sistema de folha de pagamento. Todas essas atividades consomem um tempo que poderia ser aproveitado para outro fim e também custos de mão de obra.
Como fazer o controle de ponto com eficiência e segurança?
Agora que vimos que o controle de ponto manual não é uma opção tão segura para as empresas, chegou a hora de encontrar alternativas a ele. Existem, pelo menos, dois modelos que podemos indicar. O primeiro deles é o registro de ponto eletrônico , que funciona através dos relógios de ponto. Nesse caso, o processo pode ser feito a partir do uso de cartões ou mesmo por meio da biometria, seja facial ou de dedo.
Ambas soluções atendem a legislação brasileira e a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), portanto você pode utilizá-las na sua empresa sem problemas. Quer conhecer algumas opções de relógio de ponto? Veja aqui alguns modelos da DIMEP.
Mas, se você busca uma solução ainda mais moderna, segura e eficiente, o registro de ponto virtual deve ser a sua escolha. Trata-se de um sistema completo de ponto que permite registro inclusive pelo celular, de forma totalmente online, via aplicativo e até mesmo por reconhecimento facial.
É assim que funciona o Kairos , o sistema da DIMEP para gestão da jornada de trabalho que realiza o controle de ponto online a partir da leitura da face do colaborador. Assim, ele garante a identidade de forma rápida e segura, impedindo qualquer tipo de fraude na marcação de ponto. É o modelo ideal inclusive para empresas que assumiram o home office durante a pandemia.
Então, se quiser ter a solução mais segura e inteligente para facilitar sua gestão de jornada e controle de ponto, entre em contato e saiba mais sobre o Kairos!
