Sistema de ponto: como funciona e como escolher o melhor

Controlar os horários de entrada, saída e intervalos é só uma parte da gestão da jornada. Quando essas informações precisam ser conferidas, tratadas e enviadas para a folha de pagamento, a tecnologia pode reduzir etapas manuais e dar mais visibilidade ao RH.

É nesse processo que entra o sistema de ponto, que reúne os registros da jornada e permite acompanhar ocorrências, escalas, horas extras, banco de horas e outras informações importantes para a empresa.

Mas nem todos os sistemas funcionam da mesma maneira. A legislação também estabelece requisitos específicos para o registro eletrônico de ponto. Por isso, entender as diferenças ajuda a escolher uma solução adequada à rotina da empresa. Veja a seguir:

O que é um sistema de ponto?

Um sistema de ponto é uma solução utilizada para registrar, organizar e gerenciar os horários de trabalho dos colaboradores.

Ele permite reunir informações como entrada, saída, intervalos e ocorrências da jornada para que o RH consiga acompanhar o cumprimento dos horários e realizar o tratamento do ponto.

Nos sistemas eletrônicos, as marcações podem ser realizadas por diferentes tecnologias, dependendo da solução adotada pela empresa. Relógios de ponto, reconhecimento facial e dispositivos conectados são alguns exemplos.

O sistema de gestão recebe essas informações e permite que o RH acompanhe situações como:

• atrasos e faltas;
• horas extras;
• banco de horas;
• diferentes jornadas e escalas;
• justificativas e ajustes;
• histórico dos registros;
• informações utilizadas no fechamento da folha.

Dessa forma, o sistema de ponto não serve apenas para saber a hora em que alguém entrou ou saiu. Ele faz parte de um processo maior de gestão da jornada de trabalho.

Como funciona um sistema de ponto?

O funcionamento começa no momento em que o colaborador registra sua jornada. A marcação gera informações de data e horário que precisam ser preservadas pelo sistema. 

Depois, esses registros ficam disponíveis para o tratamento do ponto, quando o RH acompanha as ocorrências e realiza os procedimentos necessários para o fechamento do período.

Em uma operação integrada, o processo pode seguir este fluxo:

1. o colaborador registra a entrada, saída ou intervalo;
2. a marcação é armazenada pelo sistema;
3. RH e gestores acompanham as informações da jornada;
4. ocorrências como faltas, atrasos e horas extras são identificadas;
5. justificativas e tratamentos são realizados sem alterar a marcação original;
6. as informações tratadas podem seguir para o fechamento e integração com a folha de pagamento.

Com isso, atividades que antes dependiam de conferências e cálculos manuais passam a fazer parte de um fluxo mais centralizado.

Qual é a diferença entre sistema de ponto e relógio de ponto?

Embora estejam relacionados, sistema de ponto e relógio de ponto não são exatamente a mesma coisa.

O relógio de ponto é o equipamento utilizado para realizar a marcação da jornada em modelos que utilizam um dispositivo físico.

Já o sistema de ponto tem uma função mais ampla. Ele recebe e organiza os registros e permite que o RH faça a gestão das informações da jornada.

Isso significa que o relógio pode ser uma das formas de registrar o ponto dentro de uma estrutura que envolve também software, integrações e processos de gestão.

Dependendo da solução adotada, a marcação ainda pode acontecer por outras tecnologias previstas para o modelo de registro utilizado pela empresa.

Quais são os tipos de sistema de ponto eletrônico?

A Portaria MTP nº 671/2021 estabelece regras para o registro eletrônico de ponto e prevê três modalidades: REP-C, REP-A e REP-P.

REP-C

O Registrador Eletrônico de Ponto Convencional é o equipamento utilizado exclusivamente para o registro da jornada e deve atender aos requisitos técnicos estabelecidos pela regulamentação.

É o modelo associado aos equipamentos físicos de ponto encontrados nas empresas.

REP-A

O Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo permite a utilização de sistemas alternativos de registro, desde que sua adoção esteja autorizada por convenção ou acordo coletivo de trabalho.

REP-P

O Registrador Eletrônico de Ponto via Programa é um software executado em servidor dedicado ou ambiente de nuvem.

Esse modelo ampliou as possibilidades de utilização de soluções digitais no registro eletrônico da jornada, desde que sejam atendidos os requisitos previstos na Portaria 671.

Por isso, antes de contratar um sistema de ponto eletrônico, a empresa precisa identificar qual modelo será utilizado e verificar se a solução atende às exigências correspondentes.

O que a Portaria 671 exige dos sistemas de ponto?

A Portaria 671 é atualmente uma das principais referências para empresas que utilizam sistemas eletrônicos de registro de jornada.

Entre outros requisitos, a regulamentação determina que o sistema preserve as marcações realizadas pelo trabalhador.

Por isso, um sistema eletrônico não pode ser configurado para:

• restringir o horário em que o colaborador pode registrar o ponto;
• exigir autorização prévia para registrar uma hora extra;
• criar automaticamente uma marcação para substituir o registro real;
• alterar as marcações originais realizadas pelo trabalhador.

O sistema também precisa gerar os arquivos e documentos correspondentes ao modelo utilizado.

Essas exigências ajudam a preservar a rastreabilidade das informações e permitem que os registros sejam consultados pelo trabalhador, pela empresa e pela fiscalização quando necessário.

Quem precisa ter controle de ponto?

De acordo com o artigo 74 da CLT, estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores devem manter o registro dos horários de entrada e saída.

Esse controle pode ser realizado de forma manual, mecânica ou eletrônica.

Mesmo quando a obrigatoriedade legal não se aplica pelo número de trabalhadores, controlar a jornada pode ajudar a empresa a acompanhar horas trabalhadas, horas extras, atrasos, ausências e banco de horas.

Quando a opção é pelo registro eletrônico, a empresa também precisa observar as regras da Portaria 671 aplicáveis ao sistema utilizado.

Quais são as vantagens de um sistema de ponto eletrônico?

O volume de informações aumenta conforme a empresa cresce, adota diferentes escalas ou passa a administrar mais unidades.

Nesse cenário, um sistema de ponto eletrônico pode reduzir tarefas repetitivas e tornar os dados da jornada mais acessíveis para RH e gestores.

Entre os principais benefícios estão:

• Menos conferências manuais: as marcações ficam centralizadas para acompanhamento e tratamento
• Acompanhamento da jornada: RH e gestores conseguem identificar ocorrências antes do fechamento
• Gestão de horas extras: facilita a identificação de jornadas que ultrapassam os horários previstos
• Controle do banco de horas: permite acompanhar créditos e débitos acumulados
• Histórico das informações: os registros permanecem disponíveis para consultas e conferências
• Integração: dependendo da solução, as informações tratadas podem ser integradas à folha de pagamento
• Gestão de diferentes operações: empresas com várias unidades, escalas ou jornadas conseguem centralizar informações em um mesmo ambiente

A tecnologia não elimina a necessidade de uma boa gestão da jornada, mas pode reduzir o tempo gasto pelo RH para encontrar e organizar as informações necessárias.

Sistema de ponto digital funciona para diferentes jornadas?

Sim. 

Um sistema de ponto pode ser utilizado em empresas que possuem diferentes jornadas, desde que a solução esteja configurada de acordo com as regras aplicáveis à operação.

Isso é especialmente importante quando a organização possui colaboradores em escalas diferentes, várias unidades ou equipes que trabalham fora da sede.

O RH precisa conseguir identificar qual jornada se aplica a cada colaborador e acompanhar as ocorrências correspondentes.

Por isso, a capacidade de configurar escalas e centralizar os registros deve fazer parte da avaliação antes da escolha de uma plataforma.

Como um sistema de ponto ajuda no controle de horas extras?

A gestão das horas extras começa antes do fechamento da folha.

Quando o RH só identifica jornadas excedentes no fim do período, sobra menos tempo para analisar as causas e corrigir problemas recorrentes.

Um sistema de ponto permite acompanhar os registros ao longo do mês e identificar situações que precisam de atenção.

Com alertas e informações centralizadas, gestores podem visualizar ocorrências antes do fechamento, enquanto o RH mantém o histórico das marcações e dos tratamentos realizados.

Isso ajuda a transformar o controle de ponto em uma ferramenta de acompanhamento da jornada, e não apenas em uma etapa operacional no fim do mês.

Sistema de ponto pode integrar com a folha de pagamento?

A integração entre ponto e folha de pagamento reduz a necessidade de transportar informações manualmente entre sistemas.

Depois que o RH realiza o tratamento da jornada, eventos relacionados a horas trabalhadas, faltas, atrasos, horas extras e outras ocorrências podem seguir para o processo de folha, de acordo com a configuração e as integrações disponíveis.

Essa conexão ajuda a reduzir digitações repetidas e divergências entre os registros de jornada e os dados utilizados no cálculo da remuneração.

Antes de contratar uma solução, portanto, vale verificar quais possibilidades de integração estão disponíveis e se elas são compatíveis com os sistemas já utilizados pela empresa.

Como escolher um sistema de ponto?

A escolha não deve considerar apenas a forma como o colaborador registra o horário.

O sistema precisa acompanhar todo o processo de gestão da jornada e fazer sentido para a estrutura da empresa.

Antes da contratação, avalie se a solução:

• atende às exigências aplicáveis da Portaria 671;
• comporta o número de colaboradores e unidades da empresa;
• permite administrar as jornadas e escalas utilizadas;
• facilita o acompanhamento de horas extras e banco de horas;
• mantém histórico dos registros;
• permite integrações com outros sistemas utilizados pelo RH;
• oferece segurança para os dados;
• facilita o fechamento do ponto;
• possui suporte para implantação e utilização da plataforma.

Também vale observar quanto trabalho manual existe no processo atual. Se o RH precisa reunir informações de diferentes lugares, corrigir inconsistências com frequência ou gastar vários dias no fechamento, esses problemas devem fazer parte dos critérios de escolha.

Como funciona o sistema de ponto da Dimep?

A Dimep reúne tecnologias para o registro e a gestão da jornada, permitindo que empresas estruturem o controle de ponto de acordo com as características da operação.

O Kairos centraliza as informações da jornada e oferece recursos para acompanhar horas extras, banco de horas, escalas, ocorrências e histórico dos registros.

A plataforma também possui recursos para diferentes estruturas de negócio, incluindo gestão de múltiplas empresas e usuários, aplicativos para colaboradores e gestores e APIs para integração.

No registro da jornada, as soluções Dimep podem ser combinadas com diferentes tecnologias de ponto, incluindo equipamentos com biometria e reconhecimento facial.

Dessa forma, o processo conecta duas etapas importantes: a marcação realizada pelo colaborador e a gestão das informações utilizadas pelo RH.

Sistema de ponto é só para grandes empresas?

Não. 

A necessidade de um sistema depende menos do porte isoladamente e mais da complexidade da jornada que precisa ser administrada.

Uma empresa menor pode ter diferentes escalas, horas extras frequentes ou processos muito manuais. Uma organização maior pode precisar centralizar milhares de registros provenientes de diferentes unidades.

Por isso, a escolha deve considerar o número de colaboradores, a estrutura da operação, as jornadas existentes, as integrações necessárias e o nível de automação esperado.

O objetivo é encontrar uma solução que acompanhe a rotina atual e continue adequada conforme a empresa cresce.

Mais controle sobre a jornada começa pela informação

Um sistema de ponto eficiente não termina quando o colaborador registra a entrada ou a saída.

O valor está também no que acontece depois: acompanhar a jornada, identificar ocorrências, tratar informações, controlar horas extras e banco de horas e preparar os dados necessários para o fechamento.

Quanto mais integrado for esse processo, menor tende a ser a dependência de controles paralelos e tarefas manuais no RH.

Quer encontrar um sistema de ponto adequado à rotina da sua empresa? Fale com os especialistas da Dimep!