O controle de ponto é uma atividade obrigatória para empresas com mais de 20 funcionários e para realizar a marcação, existem algumas soluções. A maneira mais antiga de fazer essa gestão da jornada é através do controle de ponto manual, no entanto essa modalidade pode trazer alguns riscos para as empresas. Nesse post, listamos 5 riscos do controle de ponto manual e apresentamos uma forma mais eficiente. Confira!
Como funciona o controle de ponto manual?
No modelo de controle de ponto manual, a marcação é feita pelo colaborador que deve preencher alguns dados de entrada e saída. Pode acontecer de formas diferentes, por exemplo, existem os livros de ponto que ficam disponíveis na entrada da empresa e os funcionários escrevem no papel o seu nome, horário de entrada, intervalos e a saída.
Existe também o modelo chamado de relógio de ponto cartográfico, em que cada colaborador possui o seu cartão e fica responsável por inseri-lo no equipamento nas entradas e saídas da empresa. O equipamento faz a impressão dos registros de data e hora no cartão do funcionário, tradicionalmente em duas cores diferentes: uma para os registros dentro da regularidade e outra para atrasos. O procedimento é simples, mas manual.
Nos dois casos, o controle é manual e por isso oferece pouca segurança, pois não é possível garantir a identidade de quem está fazendo a marcação. Além deste problema, existem outros riscos do controle de ponto manual que falaremos a seguir.
Quais são os riscos do controle de ponto manual?
Embora o processo de registro manual seja muito fácil e até intuitivo, ele não é mais a melhor opção para as empresas. Ainda mais quando se trata de empresas com muitos funcionários. Então, veja abaixo os principais riscos trazidos pelo controle de ponto manual.
1. Erros e rasuras
Quando se deve escrever em um papel qualquer tipo de informação, podem haver erros. O problema é que qualquer pequeno erro ou rasura no registro pode dificultar a gestão da jornada de trabalho e dar origem a outros problemas. Imagine que um colaborador se confundiu ao anotar o horário de saída e registrou mais ou menos tempo de trabalho. Isso pode ser um grande problema na hora de calcular a folha de pagamento.
2. Pagamentos indevidos
Justamente por conta dos erros e também das fraudes que podem haver com o controle de ponto manual é que existe o risco dos pagamentos indevidos. Como não é possível saber se o registro foi feito corretamente e pelo próprio colaborador, é muito difícil ter eficiência administrativa. Sendo assim, o controle de ponto manual atrapalha até na gestão financeira da empresa.
3. Ações trabalhistas
Um dos maiores motivos das ações trabalhistas diz respeito ao pagamento de horas extras e sem uma ferramenta eficiente de gestão da jornada de trabalho o cálculo de horas extras se torna um problema.
4. Perda de informações
Outro fato negativo sobre o controle de ponto manual é que ele exige o armazenamento de informações físicas, sendo passível do risco de perda acidental dos registros. Além disso, determina que exista um espaço, como um depósito, onde este histórico de informações será mantido, também suscetível a acidentes e perdas.
5. Fraudes
Por fim, como visto antes, um dos maiores riscos do controle de ponto manual são as fraudes que podem ser cometidas por não haver garantias de que o registro está sendo feito adequadamente pelo colaborador. Dessa forma, não se pode garantir a segurança do processo, prejudicando a empresa de diversas maneiras.
6. Custos de processos manuais
O controle de ponto manual produz alguns custos como, por exemplo, a digitalização e validação dos dados do registro, que serão feitos pelos profissionais de RH. Depois de validados, as informações devem ser enviadas para o setor financeiro/contabilidade ou para o sistema de folha de pagamento. Todas essas atividades consomem um tempo que poderia ser aproveitado para outro fim e também custos de mão de obra.
Como fazer o controle de ponto com eficiência e segurança?
Agora que vimos que o controle de ponto manual não é uma opção tão segura para as empresas, chegou a hora de encontrar alternativas a ele. Existem, pelo menos, dois modelos que podemos indicar. O primeiro deles é o registro de ponto eletrônico, que funciona através dos relógios de ponto. Nesse caso, o processo pode ser feito a partir do uso de cartões ou mesmo por meio da biometria, seja facial ou de dedo.
Ambas soluções atendem a legislação brasileira e a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), portanto você pode utilizá-las na sua empresa sem problemas. Quer conhecer algumas opções de relógio de ponto? Veja aqui alguns modelos da DIMEP.
Mas, se você busca uma solução ainda mais moderna, segura e eficiente, o registro de ponto virtual deve ser a sua escolha. Trata-se de um sistema completo de ponto que permite registro inclusive pelo celular, de forma totalmente online, via aplicativo e até mesmo por reconhecimento facial.
É assim que funciona o Kairos, o sistema da DIMEP para gestão da jornada de trabalho que realiza o controle de ponto online a partir da leitura da face do colaborador. Assim, ele garante a identidade de forma rápida e segura, impedindo qualquer tipo de fraude na marcação de ponto. É o modelo ideal inclusive para empresas que assumiram o home office durante a pandemia.
Então, se quiser ter a solução mais segura e inteligente para facilitar sua gestão de jornada e controle de ponto, entre em contato e saiba mais sobre o Kairos!
