Quais documentos a empresa precisa manter para cumprir a NR-1?

A NR-1 estabelece as diretrizes gerais para o gerenciamento dos riscos ocupacionais nas empresas. Para cumprir essas exigências, não basta elaborar um documento e mantê-lo arquivado.

A organização precisa identificar os perigos existentes, avaliar os riscos, definir medidas de prevenção, acompanhar os resultados e manter registros capazes de demonstrar esse processo.

Parte importante dessa estrutura está no Programa de Gerenciamento de Riscos, o PGR. A própria NR-1 determina que ele seja composto, no mínimo, pelo Inventário de Riscos Ocupacionais e pelo Plano de Ação.

Além deles, outros registros podem ajudar a demonstrar que as medidas previstas realmente foram implementadas e acompanhadas.

Mas quais documentos a empresa precisa manter? E o que deve estar atualizado para uma fiscalização? Continue a leitura para entender:

O que a NR-1 exige em relação à documentação?

A NR-1 determina que o gerenciamento dos riscos ocupacionais seja um processo contínuo.

Isso significa que a documentação deve acompanhar as condições reais de trabalho e as mudanças que acontecem na empresa.

O PGR deve conter, no mínimo:

• Inventário de Riscos Ocupacionais
• Plano de Ação

Esses documentos são elaborados sob responsabilidade da organização, devem ser datados e assinados e precisam permanecer disponíveis aos trabalhadores interessados ou seus representantes e à Inspeção do Trabalho.

É importante fazer uma distinção: nem todo documento relacionado à Segurança e Saúde no Trabalho é um documento criado especificamente pela NR-1.

Dependendo das atividades e dos riscos existentes, outras Normas Regulamentadoras também podem exigir avaliações, programas, treinamentos, exames e registros próprios.

Por isso, mais do que reunir arquivos em uma pasta, a empresa precisa garantir que as informações estejam relacionadas entre si e representem o que realmente acontece no ambiente de trabalho.

Quais são os principais documentos da NR-1?

Dois documentos formam a estrutura mínima do PGR: o Inventário de Riscos Ocupacionais e o Plano de Ação.

Eles possuem funções diferentes, mas precisam funcionar de maneira integrada.

Inventário de Riscos Ocupacionais

O Inventário de Riscos Ocupacionais consolida as informações levantadas durante a identificação dos perigos e a avaliação dos riscos.

Entre outras informações, ele deve apresentar:

• características dos processos e ambientes de trabalho
• atividades realizadas
• perigos identificados
• possíveis lesões ou agravos à saúde
• grupos de trabalhadores sujeitos aos riscos
• medidas de prevenção já implementadas
• dados das análises e avaliações realizadas
• classificação dos riscos
• critérios utilizados para avaliar os riscos e tomar decisões

Desde a atualização da NR-1, os fatores de risco psicossociais relacionados ao trabalho também precisam ser considerados no gerenciamento dos riscos ocupacionais.

Isso inclui condições relacionadas à organização do trabalho que possam contribuir para o adoecimento, como sobrecarga, jornadas prolongadas, falta de apoio, conflitos, assédio e baixa autonomia.

O inventário, portanto, não deve ser tratado como um retrato permanente da empresa. Ele precisa acompanhar as mudanças nas condições de trabalho.

Leia também Riscos psicossociais no trabalho: quais indicadores merecem atenção do RH?

Plano de Ação

Se o inventário mostra quais riscos precisam ser tratados, o Plano de Ação registra o que a empresa fará em relação a eles.

A NR-1 estabelece que a organização indique as medidas de prevenção que precisam ser introduzidas, aprimoradas ou mantidas.

O plano deve permitir acompanhar pontos como:

• medida de prevenção definida
• prioridade da ação
• responsável
• prazo
• forma de acompanhamento
• aferição dos resultados

Esse ponto é importante porque identificar um risco sem definir como ele será tratado não encerra o processo de prevenção.

A implementação das medidas e os respectivos ajustes também precisam ser registrados.

Assim, existe uma sequência que deve ser perceptível na documentação:

perigo identificado → risco avaliado → ação definida → medida implementada → resultado acompanhado

Essa conexão ajuda a demonstrar que o PGR está sendo efetivamente utilizado na gestão da empresa.

Quais registros ajudam a comprovar o cumprimento da NR-1?

Inventário e Plano de Ação formam a documentação mínima do PGR, mas eles não existem isoladamente.

A empresa também precisa conseguir demonstrar que as medidas previstas foram colocadas em funcionamento.

Dependendo dos riscos e das atividades existentes, podem fazer parte dessas evidências:

• registros da implementação das medidas de prevenção
• relatórios de inspeções e avaliações
• registros de treinamentos e capacitações exigidos pelas NRs aplicáveis
• certificados de capacitação
• registros relacionados ao fornecimento e uso de EPIs, quando aplicável
• documentos relacionados à participação da CIPA
• registros de orientações fornecidas aos trabalhadores
• avaliações ergonômicas exigidas pela NR-17
• registros de acompanhamento das ações previstas no Plano de Ação
• documentos de outras NRs relacionados aos riscos identificados

Esses registros não substituem o Inventário de Riscos nem o Plano de Ação. Eles ajudam a demonstrar que aquilo que foi planejado está acontecendo.

Por exemplo: se determinado risco exige treinamento dos trabalhadores como uma das medidas de prevenção, a empresa precisa provar que essa capacitação foi realizada conforme as exigências aplicáveis.

A mesma lógica vale para outras medidas previstas no PGR.

Os documentos precisam incluir os riscos psicossociais?

Sim, quando esses fatores estiverem relacionados às condições de trabalho identificadas na organização.

Desde 26 de maio de 2026, a NR-1 passou a mencionar expressamente os fatores de risco psicossociais relacionados ao trabalho no Gerenciamento de Riscos Ocupacionais.

Isso não significa criar necessariamente um documento separado chamado “laudo de riscos psicossociais”.

O importante é que esses fatores sejam considerados dentro do processo de identificação de perigos, avaliação dos riscos e definição das medidas de prevenção.

Quando identificados, os resultados precisam se refletir no Inventário de Riscos e, quando forem necessárias medidas de prevenção, no Plano de Ação.

A empresa também precisa conseguir acompanhar se essas medidas estão funcionando.

Para aprofundar essa relação, leia NR-1, NR-17, GRO, PGR e AEP: entenda as diferenças.

Dados da jornada podem servir como evidência para a NR-1?

Os registros de jornada não substituem o PGR nem as avaliações exigidas pela NR-1, mas podem fornecer informações importantes sobre como o trabalho está organizado. Para RH, SST e gestores, alguns dados ajudam a identificar padrões que merecem atenção, como:

• Jornadas prolongadas: frequência de dias em que o tempo de trabalho se estende além do previsto
• Horas extras: volume e recorrência por colaborador, equipe ou período
• Intervalos e descansos: cumprimento dos períodos previstos durante e entre as jornadas
• Escalas de trabalho: distribuição dos horários e possíveis situações de sobrecarga
• Alterações de jornada: registros frequentes de horários diferentes dos planejados
• Ocorrências recorrentes: situações que se repetem e podem indicar a necessidade de avaliar a organização do trabalho

Uma sequência frequente de jornadas prolongadas, por exemplo, não comprova sozinha a existência de um risco psicossocial. Porém, pode funcionar como um sinal para que a empresa avalie as condições de trabalho daquele grupo.

É justamente nesse ponto que os registros deixam de ter apenas uma função operacional e passam a fornecer informações que podem apoiar a gestão preventiva.

Com um sistema de gestão de jornada, a empresa consegue organizar esses dados, consultar históricos e acompanhar mudanças ao longo do tempo.

Por quanto tempo os documentos da NR-1 devem ser guardados?

Esse é um ponto especialmente importante para a organização documental.

O Inventário de Riscos Ocupacionais precisa permanecer atualizado, e o histórico de suas atualizações deve ser mantido por no mínimo 20 anos, salvo quando houver prazo diferente estabelecido em norma específica.

Isso permite recuperar informações sobre riscos existentes em diferentes períodos e acompanhar como as condições de trabalho e as medidas de prevenção evoluíram.

Outros documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho podem ter prazos próprios de conservação estabelecidos pelas normas correspondentes.

Por isso, a empresa não deve aplicar automaticamente o mesmo prazo a todos os registros.

Os documentos da NR-1 podem ser digitais?

Sim.

A NR-1 permite que documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho sejam emitidos e armazenados em meio digital, desde que sejam atendidos os requisitos aplicáveis de acesso, integridade e disponibilidade.

Para o RH e a área de SST, a digitalização também pode facilitar:

• localização dos documentos
• controle das versões
• acompanhamento das atualizações
• acesso ao histórico
• consulta durante auditorias e fiscalizações

No entanto, o formato não resolve sozinho o problema.

Uma pasta digital cheia de documentos desatualizados continua representando um risco para a empresa. O mais importante é manter informações organizadas, atualizadas e coerentes entre si.

Quando os documentos da NR-1 precisam ser atualizados?

A gestão dos riscos não termina depois da elaboração inicial do PGR.

A avaliação dos riscos deve ser revista quando houver situações capazes de alterar as condições existentes ou indicar que as medidas adotadas precisam ser reavaliadas.

Isso pode acontecer, por exemplo:

• após mudanças em tecnologias, ambientes, processos ou organização do trabalho
• quando forem identificadas inadequações ou falhas nas medidas de prevenção
• após acidentes ou doenças relacionadas ao trabalho
• quando houver mudanças nos requisitos legais aplicáveis
• quando surgirem novos riscos ou alterações relevantes nas condições existentes

Por isso, a empresa precisa estabelecer uma rotina de acompanhamento.

Um PGR elaborado há algum tempo pode continuar arquivado e, ainda assim, deixar de representar a realidade da organização.

O que precisa estar organizado para uma fiscalização da NR-1?

Durante uma fiscalização, a análise pode ir além da existência dos documentos.

O Auditor-Fiscal do Trabalho pode verificar se aquilo que está registrado corresponde às condições encontradas na empresa e se as medidas previstas foram realmente implementadas.

Entre os pontos que podem ser analisados estão:

• PGR
• Inventário de Riscos Ocupacionais
• Plano de Ação
• critérios utilizados na avaliação dos riscos
• registros das medidas de prevenção
• evidências de acompanhamento das ações
• registros de capacitações aplicáveis
• documentos relacionados às demais NRs pertinentes à atividade
• participação dos trabalhadores no processo
• atualização dos registros diante de mudanças nas condições de trabalho

Por isso, uma das perguntas mais importantes antes de uma fiscalização não é apenas “temos todos os documentos?”.

A empresa também precisa perguntar:

“Conseguimos demonstrar que aquilo que está documentado realmente acontece?”

Essa diferença é fundamental para transformar a documentação em evidência de uma gestão contínua dos riscos.

Veja também: Fiscalização da NR-1: como preparar sua empresa.

Como manter a documentação da NR-1 organizada?

Uma rotina simples de revisão ajuda a reduzir documentos desatualizados e informações contraditórias.

A empresa pode estabelecer alguns controles:

• definir responsáveis por cada documento
• registrar datas de elaboração e atualização
• controlar versões e históricos
• acompanhar os prazos previstos no Plano de Ação
• registrar a conclusão das medidas de prevenção
• integrar RH, SST, lideranças e demais áreas envolvidas
• revisar documentos sempre que houver mudanças relevantes
• comparar informações documentais com dados da operação

Outro cuidado importante é evitar documentos isolados.

Se o Inventário identificar determinado risco, o Plano de Ação precisa mostrar como ele será tratado. Se uma ação foi concluída, deve existir evidência da implementação. Se as condições mudaram, a avaliação precisa acompanhar essa mudança.

É essa conexão que ajuda a demonstrar que a gestão dos riscos realmente faz parte da rotina da empresa.

Como a tecnologia pode apoiar o acompanhamento da NR-1?

O cumprimento da NR-1 envolve informações provenientes de diferentes áreas.

No caso do RH, os dados da jornada podem complementar esse acompanhamento ao mostrar como horários, escalas, intervalos e horas extras estão acontecendo ao longo do tempo.

Com o Kairos, sistema de gestão de jornada da Dimep, o RH consegue centralizar registros, consultar históricos e acompanhar ocorrências da jornada com mais facilidade.

Essas informações não substituem o trabalho técnico de Segurança e Saúde no Trabalho nem o PGR, mas podem ampliar a visibilidade sobre a organização do trabalho e apoiar a identificação de situações que precisam ser avaliadas.

Com dados mais organizados, RH, SST e gestores ganham uma base melhor para acompanhar mudanças e apoiar ações preventivas.

Quer usar dados da jornada para apoiar uma gestão mais preventiva e alinhada à NR-1? Fale com os especialistas da Dimep!